입찰서를 제출하게 되면, 발주자는 입찰자가 제출한 입찰서와 그 내용이 입찰서 제출 기준과 부합하는지 여부와 입찰 필수조건을 갖추었는지를 평가, 분석하여 최종낙찰자를 선정한다. 또한 제출된 입찰서의 내용을 평가하고 제반 의문점에 대한 해명과 확인, 보완 등을 요구하게 되는데, 이 과정을 Clarification이라고 한다. 이 과정을 통해 선정된 입찰자에게 낙찰통지(Letter of Acceptance or Letter of Intent)가 발급된다. 보통L/A는 비록 정식계약 체결 이전이라도 발주자와 시공자 간에 구속력이 있는 서류가 된다. 이에 비해 발주자가 단순히 낙찰 의향만을 표시하는 경우, Letter of Intent(L/I:낙찰의향서)를 발급하게 되는데, 이 서류는 기재 내용에 따라 달라지겠지만, 통상적으로 구속력이 없다.

또 주의할 점으로는 낙찰된 업체의 재무구조가 불투명 또는 취약할 경우나 작업량이 과다한 업체의 경우는 낙찰자 선정과정에서 부정적인 요소로 작용하기도 한다. 최근 플랜트 관련 공사의 입찰은 입찰금액이외의 요소까지 고려해 낙찰사를 선정하는 사례가 늘고 있는 추세이다.

개찰(Bid Opening)은 정해진 시간과 장소에서 전 입찰자가 참석한 가운데 입찰서를 개봉한다. 입찰의 공공성 확보를 위한 것으로 입찰자의 기본 요건 준수(Bid Bond 제출, Form of Tender 서명, POA 제출 등)와 입찰가격 등을 참석자들 앞에서 발표하고 각 입찰자 대표들이 서명을 한다.

해외공사의 낙찰자 선정은 통상적으로 최저가(Lowest), 입찰조건 부응(Responsive), 책임시공 가능(Responsible)의 3대 원칙에 의해 이루어진다.

최저가는 단순한 입찰가격의 최저가가 아니고, 평가된 입찰 금액의 최저를 말한다. 입찰조건 부응은 발주자가 제시한 제반 입찰 조건에 부응했음을 의미한다. 즉 모든 면에서 100% 입찰조건부응하는 것이 아니라, 모든 중요한 부분에서 입찰 시방을 준수하면 되는 것이다.

책임시공 가능성 여부에 대해서는 입찰자의 능력을 판단하여 결정하는데, 계약경험(experience of the bidder), 재무조건(bidder’s financial condition), 이전 계약수행 여부(bidder’s conduct and performance on previous contracts), 수행인력(bidder’s facilities), 작업관리(bidder’s management), 작업시행능력(bidder’s ability to execute the contract properly) 등을 살펴보게 된다.

입찰서마다 다르나 통상 입찰일로부터 90~180일 정도의 기간을 입찰 유효기간으로 하고, 그 기간 내에 입찰의 평가, 발주자와 시공자간의 협상 등을 완료하여 낙찰자 선정을 마무리하도록 되어 있다.

참고자료

1. 전기공사업 해외진출 매뉴얼, 한국전기공사협회(2010)

2. 해외건설공사 실무지침서, 해외건설협회(2012)