공사 수요가 제기된 프로젝트가 타당성검토(Feasibility Study)를 거치고, 재원이 확보되면 발주처 혹은 지정된 Consultants/Engineer에 의해 프로젝트의 골격이 형성된다. 이후 프로젝트는 골격 형성을 담당한 Consultant나 Engineer에 의해 시공단계에서 공사감독의 역할을 수행하게 된다.

프로젝트의 골격이 형성되면 발주에 들어가게 되는데, 발주절차는 발주자가 시공자를 대상으로 한 입찰초청서를 발급함으로써 개시된다. 입찰은 경쟁여부(수의시담, 경쟁입찰), 참여제한(공개경쟁입찰, 제한경쟁입찰, 지명경쟁입찰 등), 입찰금액, 분리발주 여부, 도급방식, 지급방식 등을 목적과 기능에 맞춰 입찰서류를 작성하여 발주자에게 제출한다.

입찰정보를 입수한 뒤에 해당 프로젝트에 진출하기 위해서는 입찰업무를 진행해야 한다. 입찰에 필요한 주요업무는 크게 두 가지로 나눌 수 있는데, 입찰에 필요한 업무 수행 및 수주가 확정되고 낙찰통지서를 수령할 때까지 발주처와의 업무로 나눌 수 있다.

입찰에 필요한 업무로는 1) 입찰서 검토, 2) 수행계획 수립, 3) 공사비 적산, 4) 입찰서류 작성 등 입찰서 제출까지의 업무를 수행하는 것이다.

입찰서류의 구성을 살펴보면, Instruction to Bidders(입찰지침 및 안내), Form of Tender and Appendix(입찰서 양식 및 부록), Form of(Secrecy) Agreement(비밀계약서), Form of Tender(Bid) Bond(입찰보증 양식), Form of Performance Bond and Security(이행보증양식), Form of Advance Payment Bond(선급금보증 양식), General Conditions of Contract(일반계약조건), Particular Conditons of Contract(특기계약조건), General & Technical Specification(시방서), Bill of Quantity(내역서), Tender Drawing(입찰도면), Tender Submission Forms(입찰제출 양식), Supplementary Informations(공급정보), Addenda(입찰서류의 보완, 수정) 등이다.

입찰 서류들은 물량산출, 배포, 견적의뢰 등 다양한 목적으로 활용될 수 있으므로 복사하여 보관하며, 도면을 포함한 입찰문서를 반납해야 하는 경우도 있으므로 원본보관에 유의해야 하고, 입찰문서 발급 이후 보완서류와 질의응답에 관련된 것도 입찰서의 일부로 간주될 수 있다. 또 계약 시 문서간 적용 우선순위(Order of Precedence)가 입찰문서에 명기되어 있으며, 이를 참조로 하여 입찰서를 구성한다.

작성된 입찰서를 제출하기 위하여서는 봉인 및 제출에 관한 규정을 잘 따라야 한다. 입찰서는 발주처가 지정한 시간 전에 제출하여야 하며, ITB상에 입찰서 제출부수, 장소, 봉인 및 주기 방법 등이 기술되어 있다. 국제입찰의 경우, 관례적으로 입찰서는 내용물이 비치지 않는 종이봉투로 포장하고 끈으로 묶은 후, 매듭부분에 봉랍을 녹여 회사인장으로 압인하여 제출한다.

입찰서를 기술(technical package) 및 상업(commercial package)으로 구분하여 봉인, 제출할 경우에도 각 입찰서를 개별포장하여 주기한 후 다시 하나의 포장에 넣어 재차 주기하여 제출한다.

(한국전기산업연구원 안준호 공학박사)